Een kennisarchief

Waarom dit telt

Kennis is het lichtste gereedschap dat je hebt, en het eerste dat verdwijnt. De telefoon is leeg, de arts is weg, en niemand weet nog waar de leiding ligt. Een kennisarchief is een kleine, bewaakte verzameling van wat nooit weg mag. Het is geen bibliotheek: die is groot en wordt gebruikt (16.08 Een bibliotheek opbouwen). Het archief blijft droog en donker, en je werkt met kopieën. Goed papier kan honderden jaren mee, maar na een lekkage kan schimmel al na ongeveer 48 uur beginnen.

Eerst doen

1. Wijs één archiefhouder aan en één vervanger. Beiden kennen de plek en de lijst.
2. Leg alles bij elkaar wat je hebt en maak een lijst, ook als het weinig is.
3. Kies de droogste en koelste binnenkamer. Geen kelder, geen zolder, niet tegen een buitenmuur.
4. Zet alles minstens 10 cm boven de vloer en nooit onder leidingen of een lekkend dak.
5. Maak van de tien belangrijkste stukken een tweede set en leg die in een ander gebouw.
6. Schrijf meteen op wat alleen in hoofden zit: waar leidingen lopen, wie welke ziekte heeft, wat de oude buurman weet.

Wat je nodig hebt

• Dozen met deksel, kratten of laden. Geen vuilniszakken.
• Mappen van stevig papier, voor losse vellen en kaarten.
• Potloden, een gum en een schrift voor het register.
• Een hygrometer (meter voor luchtvochtigheid) en een thermometer, als je ze vindt.
• Platte kartonnen plakvallen of muizenklemmen.
• Een zachte kwast en een dichte ton voor transport.

Werkwijze

Wat bewaar je eerst

Je kunt niet alles redden. Werk de lijst van boven naar beneden af wordt getoetst.

Medische handboeken. Artsen zonder Grenzen zet Clinical guidelines en Essential drugs als pdf online, in onder meer het Engels, Frans en Arabisch. Essential obstetric and newborn care staat er in het Engels, Frans en Arabisch. Bij de pdf's waarschuwt de site dat ze niet zijn bijgewerkt: noteer de datum van je print. Where There Is No Doctor van Hesperian is een bekend handboek voor plekken zonder arts; of en hoe je het gratis krijgt, moet je nagaan wordt getoetst. Een handboek vervangt geen arts. Inzichten veranderen. Schrijf op elk medisch stuk het jaartal, en spreek met een arts af wat voor jullie geldt.

Papier en schrift

Papier breekt vooral af door zuur en vocht. Zuur papier kan volgens de Library of Congress na 50 tot 100 jaar broos worden. Krantenpapier met houtstof is daarom slecht, en papier van vóór de jaren 1980 is vaak zuur. Gebonden papier veroudert sneller dan losse vellen. Eisen aan archiefpapier staan in 11.11 Papier maken.

• Schrijf wat blijven moet met potlood of roetinkt (11.11 Papier maken). Water en licht doen potlood weinig wordt getoetst.
• Kassabonnen van thermisch papier verbleken: schrijf ze over wordt getoetst.
• Inkt van een inkjetprinter kan uitlopen als hij nat wordt. Een laserprint houdt beter wordt getoetst.
• Verwijder roestige paperclips en nietjes, en ook elastiekjes. Bind bundels met plat katoenen band, niet strak.

Vocht en warmte

Vocht is de grootste vijand. De bronnen geven verschillende grenzen voor de luchtvochtigheid:

Onze keuze: mik op onder 55 procent en grijp in boven 65 procent. Voor temperatuur noemt NEDCC 13 tot 18 °C voor opslag die je vaak opent en 4 tot 10 °C voor wat zelden opengaat. Koeler is beter, zolang het niet vochtig wordt. Grote schommelingen doen ook kwaad: papier en banden trekken krom.

Zonder stroom haal je die waarden niet altijd. Kies dan de beste plek die er is:

• Winter. Een onverwarmd huis is koud en vochtig wordt getoetst. Kies een binnenkamer op de verdieping, ver van buitenmuren, en nooit de begane grond in een polder (02.14 Hoogwater, dijken en gemalen).
• Zomer. Een ruimte direct onder een dak in de zon is te heet wordt getoetst. Ook dan is een binnenkamer de beste keuze wordt getoetst.
• Houd ramen en deuren dicht bij klamme lucht. Sluit kieren: een strookje papier dat beweegt, wijst er een aan (NEDCC).
• Houd minstens 7,5 cm afstand van buitenmuren, en 10 tot 15 cm van de vloer. Nooit onder leidingen, een toilet of een dak dat lekt.

Geen meter? Let op een muffe geur wordt getoetst, bladen die krom trekken en boekluisjes. Die kleine insecten doen weinig schade, maar wijzen op te veel vocht.

Dicht verpakken. Stop alleen droog papier in plastic. Het Canadese instituut noemt plastic veilig onder ongeveer 65 procent; daarboven sluit je het vocht in. In een dichte verpakking blijven ook de zuren in het papier hangen. Gebruik daarom gewone dozen als het kan. Een dichte ton is voor transport, of voor de tweede set op een natte plek. Doe er droogmiddel bij en open hem elk half jaar wordt getoetst.

Nat papier redden

Je hebt ongeveer 48 uur (NEDCC).

1. Stop de oorzaak en haal alles uit de natte ruimte, ook wat nog droog is.
2. Sorteer op droog, vochtig, licht nat en nat. Begin met wat bovenaan je lijst staat.
3. Droog in een schone, koele ruimte met bewegende lucht. Richt de luchtstroom niet recht op het papier.
4. Leg in natte boeken vanaf de achterkant om de 16 bladzijden schoon absorberend papier, en niet meer dan een derde van het aantal bladzijden. Vervang het vaak en draai het boek telkens om.
5. Leg een boek dat droog is maar nog koel aanvoelt plat onder gewicht en laat het daarna verder drogen. Zet het pas terug als het echt droog is.
6. Glanzend gecoat papier plakt vast. Is er geen vriezer, scheid de vellen dan meteen.

Werkt de vriezer nog, vries dan in wat je niet op tijd droog krijgt: dat koopt tijd. NEDCC noemt luchtdrogen geschikt voor minder dan 100 stukken. Water uit het riool brengt ziekte mee: draag handschoenen en houd die stukken apart wordt getoetst.

Schimmel

1. Zet beschimmelde stukken apart in een drogere ruimte. Stop ze niet in plastic, tenzij je ze invriest.
2. Zoek de oorzaak: een lek, een koude buitenmuur, te weinig lucht.
3. Laat alles eerst helemaal drogen. Actieve schimmel maak je niet schoon: dan smeer je hem uit.
4. Borstel buiten met een zachte kwast, van de rug naar de randen, met weinig druk.
5. Maak de planken schoon en laat ze droog worden voordat er iets op terugkomt.
6. Kijk de weken erna opnieuw, ook in de ruggen.

Heb je een vriezer, dan maakt minstens 24 uur invriezen schimmel inactief (NEDCC). Een gewone stofzuiger blaast sporen de lucht in. Vries geen foto's, leren banden of perkament in.

Licht

Lichtschade telt op en herstelt niet. Direct zonlicht is ongeveer 30.000 lux en een kantoor ongeveer 400. Voor papier noemt NEDCC 50 tot 150 lux, en dan nog alleen tijdelijk. Bewaar alles dus in dozen en dek ramen af. Hang nooit het origineel aan de muur: hang een kopie (14.05 Een lokale kaart maken).

Ongedierte

Papier wordt aangevreten door zilvervisjes, kakkerlakken, larven van kevers (boekwormen) en muizen. Zilvervisjes houden van stijfsel en lijm.

• Geen eten, geen levende planten en geen afval in de archiefruimte.
• Sluit gaten. Muizen komen door openingen groter dan 5 mm (Canadees instituut; de CDC zegt 6 mm). Gebruik koperwol met kit.
• Houd rond het gebouw 30 cm vrij van beplanting.
• Gebruik platte plakvallen en klemmen, geen gif: dode muizen trekken kevers aan. Zie ook VK.D05 Voorraad beschermen tegen muizen, ratten en motten.
• Controleer elke maand op uitwerpselen, dode insecten en eieren. Maak minstens elk half jaar grondig schoon.
• Zet nieuw materiaal eerst apart en bekijk het de weken erna opnieuw.

Vriezen tegen insecten. Doe het stuk in een dichte zak. NEDCC zegt 72 uur op ongeveer -29 °C of een week op -18 °C. Het Canadese instituut zegt in het slechtste geval een week op -30 °C of twee weken op -20 °C. Onze keuze bij een gewone vriezer: twee weken. Laat het in de zak opwarmen, anders slaat vocht neer. Vriezen beschermt niet tegen nieuwe aantasting. Zonder vriezer heb je geen goede behandeling. Zet het stuk apart in een dichte doos, borstel het en controleer het vaak wordt getoetst. Verhitten versnelt de veroudering van papier (NEDCC), en gif hoort niet in een archief. Een Nederlandse winter wordt meestal niet koud genoeg wordt getoetst.

Kaarten en grote vellen

Bewaar kaarten plat, in een map, in een lade of doos. Vouwen raadt NEDCC af. Rollen is een noodoplossing: dan om een buis van minstens 10 cm doorsnede, met een vel eromheen, en de buis liggend. Stop vijf tot tien vellen in één map en vul nooit tot de rand. Schrijf met potlood op de map en gebruik geen stickers.

Indexeren

Een archief zonder lijst is een stapel. Geef elk stuk een nummer en schrijf het in een register.

Gebruik de zestien delen van dit boek als indeling, dan zoekt iedereen op dezelfde manier wordt getoetst. Schrijf het nummer met potlood op een strookje papier in het stuk, niet op de kaft. Leg vooraan een zoekblad met wat je in nood het eerst nodig hebt: bloeding, water, koorts, bevalling. Het register zelf is stuk nummer 1 en heeft ook een kopie.

Kopieën op twee plekken

Eén exemplaar is geen archief. Bibliotheken noemen het principe LOCKSS: lots of copies keep stuff safe. Veel kopieën bij verschillende beheerders houden kennis veilig, als je ze ook vergelijkt. NEDCC zegt hetzelfde over het noodplan: leg het ook buiten het gebouw.

• Set A staat in het archief. Set B ligt in een ander gebouw, bij iemand anders, ver genoeg dat één brand of één overstroming ze niet samen raakt wordt getoetst. Kies ook een andere hoogte, en niet allebei aan dezelfde bosrand.
• Set C is een dun boekje met de belangrijkste bladzijden, klaar om mee te nemen (01.08 Verplaatsen of blijven).
• Schrijf met de hand over als er geen printer meer is (DK.12 Computer, printer en harde schijf). Laat een tweede persoon cijfers en namen teruglezen (14.08 Berichten vastleggen). Eén fout cijfer in een medisch stuk kan iemand doden.
• Vergelijk de sets elk jaar en vernieuw wat vervaagt.
• Een foto of bestand is een extra kopie, geen vervanger (16.06 Digitale kennis bewaren).

Hanteren

Was je handen; katoenen handschoenen zijn voor boeken niet nodig (NEDCC). Trek een boek niet aan de bovenkant van de rug uit de kast: duw de buren opzij en pak het in het midden.

Zo weet je dat het werkt

• Je vindt binnen vijf minuten elk stuk uit het register wordt getoetst.
• De meter staat onder 65 procent, of je ruikt niets muffigs en vindt geen boekluisjes.
• De maandcontrole staat met datum en naam in het register.
• Set B bestaat, ligt in een ander gebouw, en de vervanger weet waar.

Zo weet je dat het misgaat

• Muffe geur, vlekken of pluis op papier: schimmel. Zet apart, zoek het lek, droog, borstel buiten.
• Kleine gaatjes, gekleurd poeder of vraatsporen: insecten. Isoleer, kijk de buren na en vries in als dat kan.
• Keutels of snippers: muizen. Zoek het gat, zet klemmen, kijk de dozen na.
• Bladen breken bij omslaan: het papier is op. Schrijf het over en bewaar het origineel plat in een map.
• Niemand anders weet hoe het register werkt: leer vandaag een tweede persoon in.
• Kopieën lopen uiteen: vergelijk met het origineel en corrigeer met datum.

Als je iets mist

Achtergrond

Papier bestaat uit cellulose. Lange ketens geven sterkte. Zuur en vocht knippen die ketens stukje bij beetje door, en bij dat afbreken ontstaat weer zuur. Daarom gaat het steeds sneller. Koel bewaren vertraagt dit, ook als je het papier zelf niet kunt verbeteren. Daarom is papier van 500 jaar oud vaak in betere staat dan papier van 50 jaar oud: het oude papier is van lompen, het jonge bevat houtstof en zuur. Schimmel heeft vocht nodig om te kiemen. Een droge kamer doodt de sporen niet, maar houdt ze stil wordt getoetst. Daarom werkt droog houden beter dan schoonmaken. Bewijs: droog, koel en donker bewaren A (decennia onderzoek en praktijk van archieven; de precieze grenzen verschillen per instituut). 48 uur na waterschade B (praktijkregel van NEDCC). Invriezen tegen insecten B (NEDCC en Canadees instituut, verschillende schema's). Plakvallen en kieren dichten B. Kopieën op verschillende plekken B (archiefpraktijk). Volgorde van wat je bewaart D (keuze van de redactie). Archiveren zonder stroom en klimaatbeheersing D: de genoemde waarden komen uit gebouwen met voorzieningen.

Volgende niveau

Bouw het archief uit tot bibliotheek (16.08 Een bibliotheek opbouwen). Bewaar digitale kopieën zolang het kan (16.06 Digitale kennis bewaren). Leg vast wat ouderen weten (16.07 Technieken overdragen, 15.09 Collectief geheugen). Maak zelf goed papier en inkt (11.11 Papier maken, 16.05 Papier en drukwerk). Zet het archief in je plan op 25 jaar (16.09 Langetermijnplanning).

Controlelijst

• Ik weet wie de archiefhouder en de vervanger zijn.
• Ik bewaar eerst wat levens redt: dit boek, medische handboeken, zorgmappen en kaarten.
• Alles staat droog, donker, van de vloer en weg van buitenmuren en leidingen.
• Ik schrijf wat blijven moet met potlood of roetinkt en haal roestige clips weg.
• Elk stuk heeft een nummer in het register.
• Ik controleer elke maand op vocht, schimmel en ongedierte.
• Er ligt een tweede set in een ander gebouw, en we vergelijken die elk jaar.
• Ik weet dat ik nat papier binnen 48 uur moet drogen.

Verantwoording

• NEDCC: 2.1 Temperature, Relative Humidity, Light, and Air Quality: 30 tot 60 procent, temperaturen voor opslag, schommelingen, 50 tot 150 lux, koud bewaren vertraagt verval.
• NEDCC: 2.4 Protection from Light Damage: schade telt op en is blijvend, 30.000 en 400 lux, papier nooit permanent tonen.
• NEDCC: 2.6 Low-Cost/No-Cost Improvements in Climate Control: ramen dicht, papierstrookje bij kieren, stabiele plek kiezen.
• NEDCC: 3.1 Protection from Loss: nooit onder leidingen, 10 cm van de vloer, kopieën van het plan buiten het gebouw, geen eten.
• NEDCC: 3.6 Emergency Salvage of Wet Books and Records: 48 uur, sorteren, luchtdrogen onder 100 stukken, om de 16 bladzijden, hooguit een derde, gecoat papier.
• NEDCC: 3.8 Emergency Salvage of Moldy Books and Paper: onder 55 procent en 21 °C, klachten, bescherming, volgorde, 24 uur invriezen, geen gewone stofzuiger, wat niet in de vriezer mag.
• NEDCC: 3.10 Integrated Pest Management: soorten, boekluisjes als vochtsignaal, plakvallen, geen muizengif, 30 cm rond het gebouw, 72 uur of een week vriezen, verhitten afgeraden.
• NEDCC: 4.1 Storage Methods and Handling Practices: 7,5 cm van buitenmuren, roestige clips, platte band, hanteren, geen katoenen handschoenen.
• NEDCC: 4.2 Storage Furniture: onderste plank 10 tot 15 cm boven de vloer.
• NEDCC: 4.9 Storage Solutions for Oversized Paper Artifacts: plat bewaren, rollen om 10 cm, vijf tot tien vellen per map, geen stickers.
• Library of Congress: The Deterioration and Preservation of Paper: zuur en vocht, 30 tot 40 procent, 50 tot 100 jaar, papier van 500 en van 50 jaar, gebonden papier, dichte verpakking houdt zuur vast.
• Canadian Conservation Institute: Agents of deterioration, Pests: grenzen van 65, 75 en 85 procent, muizen door 5 mm, vriesschema's, plastic alleen onder 65 procent, zilvervisjes en stijfsel.
• Artsen zonder Grenzen: Medical guidelines: handboeken, talen, pdf en de waarschuwing over de pdf-versie.
• LOCKSS: About en Wikipedia: LOCKSS: schade vinden en herstellen voordat alle kopieën zijn aangetast; de betekenis van de naam komt uit Wikipedia.
• Hesperian: alleen de voorpagina gezien, zonder de voorwaarden voor gratis gebruik. De eisen aan papier komen uit 11.11 Papier maken, de 6 mm van de CDC uit 12.09 Onderhoud plannen. Die bronnen heb ik niet opnieuw geopend. Niet met een primaire bron onderbouwd en daarom gemarkeerd: de volgorde van wat je bewaart, ordenen op de delen van dit boek, de duurzaamheid van potlood, thermisch papier en printinkt, de keuzes voor winter en zomer, de muffe geur als signaal, droogmiddel in een ton, omgaan met rioolwater, behandeling zonder vriezer, de Nederlandse winter als vriezer, de afstand tussen de sets, het maskertype, het zuur in gewoon karton, absorberend papier en de zoektijd. Over archiveren zonder stroom heb ik geen bron gevonden. Getoetst door: nog niet.