Berichten vastleggen

Waarom dit telt

Een bericht dat van mond tot mond gaat, verandert onderweg. Tijd, plaats en bron vallen vaak als eerste weg, en van "misschien" wordt "zeker" wordt getoetst. Als mensen daarop besluiten, lopen ze de verkeerde kant op of drinken ze het verkeerde water. Wie berichten opschrijft met tijd, bron en betrouwbaarheid, houdt ze heel en kan later zien wat klopte.

Eerst doen

1. Leg bij de radio een schrift, twee potloden, een klok en een stapel berichtformulieren.
2. Schrijf direct op, terwijl je luistert. Niet achteraf uit je hoofd.
3. Geef elk bericht een nummer, een tijd en een bron.
4. Lees het bericht terug aan de afzender voordat je het afsluit.
5. Zet er een beoordeling bij: wat weten we zeker, wat niet.
6. Maak een kopie en bewaar het origineel in één vaste map.

Wat je nodig hebt

• Een gebonden schrift voor het log, met genummerde bladzijden.
• Berichtformulieren: zelf getekend of gestencild (16.05 Papier en drukwerk).
• Potloden en een puntenslijper. Potlood loopt niet uit als het papier nat wordt wordt getoetst.
• Een klok die iedereen vertrouwt (14.14 Tijd en kalender bijhouden).
• Carbonpapier als je dat hebt.
• Een map per week, en een droge doos of kist die op slot kan.

Werkwijze

Het berichtformulier

Eén formulier voor alles. Dan ziet iedereen meteen wat er ontbreekt. Dit formulier is een eigen versie van de redactie, gebaseerd op de berichtkop van de IARU en het Amerikaanse ICS 213-formulier. Het is niet getest wordt getoetst.

De IARU laat het aantal woorden meesturen, zodat de ontvanger kan tellen of er iets ontbreekt. Bij een kort bericht op FM mag de kop kort: nummer, afzender, tijd.

Hoe je zo'n bericht over de radio doorgeeft, staat in 14.07 Noodcommunicatie.

Betrouwbaarheid noteren

Je beoordeelt twee dingen apart: de bron en het bericht. Dat komt uit de Admiralty-code, een methode uit de inlichtingenwereld. Die heeft zes letters en zes cijfers. Hieronder staat een eenvoudige versie van de redactie wordt getoetst.

• Een goede bron kan een fout bericht brengen. Een slechte bron kan gelijk hebben. Daarom houd je ze los.
• Een 1 krijg je alleen met een losse tweede bron. Tien kopieën van hetzelfde bericht zijn geen tien bevestigingen (01.07 Informatie beoordelen).
• Vul ? in als je het niet weet. Dat is een eerlijk antwoord, geen fout.
• Pas de beoordeling aan als er nieuws komt. Laat de oude staan, zet de nieuwe ernaast met tijd.

Geruchten scheiden van feiten

Zet op elk bericht in één woord wat het is.

Geruchten zijn geen onzin. Ze laten zien waar mensen bang voor zijn of wat ze hopen. Knapp sorteerde in 1944 meer dan duizend oorlogsgeruchten in drie groepen: wensen, angsten en geruchten die groepen tegen elkaar opzetten. Negatieve geruchten verspreidden zich beter. Houd ze dus bij, maar apart.

1. Noteer het gerucht met tijd en van wie je het hoorde.
2. Vraag: heb je dit zelf gezien? Van wie heb je het? Wanneer was dat?
3. Zoek de bron. Stuur eventueel iemand kijken.
4. Controleer of tijd en plaats kloppen. Een echt bericht kan oud zijn of voor een ander gebied gelden.
5. Zet er een status op: bevestigd, onbevestigd of onjuist.
6. Vertel wat je weet en wat niet: "Dit weten we, dit niet, en om 18:00 horen jullie meer". Zwijgen laat een gerucht groeien wordt getoetst.

Een onbevestigd bericht mag je doorgeven, maar dan altijd met het woord "onbevestigd" erbij.

Het log bijhouden

Het log is het dagboek van je post: alles wat binnenkomt of uitgaat, op volgorde. Het formulier bewaart het bericht, het log laat de lijn zien. Het Amerikaanse ICS 309-log heeft kolommen voor tijd, van, aan en onderwerp. Hieronder staat een eigen versie.

Regels voor het log:

1. Eén regel per gebeurtenis, in volgorde van tijd.
2. Schrijf ook op wat niet lukte: "geen ontvangst", "huis 6 stil". Dat is ook informatie.
3. Gum nooit en scheur nooit bladzijden uit. Fout? Eén streep erdoor, zodat het leesbaar blijft. Zet je paraaf erbij.
4. Noteer de wissel: wie stopt, wie begint, wat er nog openstaat.
5. Sluit de dag af met een streep, de datum en de open punten.
6. Begin elke week een nieuw deel en schrijf de eerste en laatste datum op de kaft.

Doorgeven zonder vervorming

In het klassieke onderzoek van Allport en Postman (1947) verdween ongeveer 70 procent van de details in de eerste vijf of zes keer doorvertellen wordt getoetst. Mensen laten details weg, pikken er een paar uit en passen de rest aan aan wat ze verwachten. Zo maakten proefpersonen van een vrachtwagen met TNT een wagen met medische spullen. Anderen vonden vrijwel hetzelfde, maar dat was in het laboratorium. In het echte leven kan een bericht ook beter worden als mensen het controleren, of juist groeien met nieuwe details. Shibutani (1965) beschrijft dat bij een ramp of in een menigte het kritisch vermogen afneemt en de inhoud zich aanpast aan de stemming. Reken er dus op.

Een voorbeeld van de redactie: "Waterleiding Noord mogelijk vervuild, kook water" wordt na drie keer "Het water in het dorp is vergiftigd". Zo voorkom je dat:

1. Schrijf het op. Een bericht dat langer dan één keer doorgaat, gaat op papier.
2. Schrijf letterlijk. De IARU noemt dit de kern: het bericht bereikt de ontvanger zonder veranderingen of fouten.
3. Verbeter niets. Is iets onduidelijk, schrijf dan op wat je hoorde en zet er een vraagteken bij. Vul niets in.
4. Lees terug. De ontvanger leest het hele bericht terug, of in elk geval getallen, namen en plaatsen.
5. Zeg getallen dubbel. Vijftien, één-vijf. Dertien en dertig klinken bijna gelijk.
6. Spel namen met het alfabet (14.07 Noodcommunicatie).
7. Tel de woorden. Klopt het aantal niet, vraag dan het ontbrekende op.
8. Laat de bron staan. Geef ook de oorspronkelijke tijd door, niet de tijd waarop jij het kreeg.
9. Zet je eigen mening apart. Onder de tekst, met "opmerking post" erboven.

Een samenvatting mag, maar zet er dan "samenvatting" boven en bewaar het origineel.

Kopieën maken

Een bericht op één papier kan verdwijnen. Maak daarom kopieën en houd bij wie wat heeft.

• Het ICS 213-formulier heeft drie delen, vaak met carbonpapier. De afzender vult deel 1 in en stuurt delen 2 en 3. De ontvanger vult deel 2 in en stuurt deel 3 terug. Dat is een goed voorbeeld.
• Doe voor nood en dringende berichten: origineel in de map, kopie naar de ontvanger, kopie op de prikplek of bij de netleider.
• Carbonpapier. Leg het tussen twee vellen en schrijf hard. Twee of drie doorslagen blijven leesbaar wordt getoetst.
• Overschrijven. Zet "kopie" en je paraaf bovenaan. Laat een tweede persoon het woord voor woord vergelijken met het origineel, vooral de getallen.
• Foto. Zolang een telefoon werkt, is een foto een snelle kopie. Vertrouw er niet op (16.01 Een kennisarchief).
• Vervallen berichten. Gooi ze niet weg. Schrijf er groot "vervallen" op, met tijd en nummer van het nieuwe bericht. Haal ze weg van het prikbord (14.10 Kennis verspreiden).

Bewaar de map droog en op twee plekken als het kan. Wat later belangrijk blijkt, zoals een droogteperiode, een ziekte of een oogst, gaat over naar het collectief geheugen (15.09 Collectief geheugen). Papier zelf maken kan ook (11.11 Papier maken).

Zo weet je dat het werkt

• Iemand die er niet bij was, kan uit het log vertellen wat er gisteren gebeurde.
• Bij elk bericht zie je tijd, bron en beoordeling.
• Een testbericht van tien woorden komt na drie posten woord voor woord aan.
• Een gerucht is binnen een dag bevestigd, ontkracht of als onbevestigd gemeld.
• Bij een wissel van dienst blijft niets liggen.

Zo weet je dat het misgaat

• Berichten zonder tijd of bron: stuur ze terug, of schrijf "tijd onbekend" en behandel ze als gerucht.
• De teksten worden verhalen: laat ze inkorten tot één regel, met wat er moet gebeuren.
• Iedereen gelooft de laatste die sprak: wijs één persoon aan die berichten beoordeelt, en bespreek ze op vaste tijden.
• Twee berichten spreken elkaar tegen: leg ze allebei voor, noem de tijden en zoek een derde bron.
• Het log loopt achter: maak het eenvoudiger en zet er een tweede persoon bij.
• Iemand verandert iets achteraf: laat alleen doorstrepen met paraaf, en bewaar het schrift bij de post.

Als je iets mist

Achtergrond

Geheugen bewaart geen opname. Mensen onthouden de kern en vullen de rest bij met wat ze verwachten wordt getoetst. Bij doorvertellen kunnen die kleine veranderingen zich opstapelen. Papier stopt dat, omdat de volgende persoon het oorspronkelijke woord ziet. Teruglezen sluit de lus: de zender hoort wat de ontvanger echt heeft opgeschreven. Het tellen van woorden is een oude controle uit de telegrafie wordt getoetst. De scheiding tussen bron en bericht beschermt je tegen twee denkfouten: alles geloven van wie je mag, en alles afwijzen van wie je niet mag. Bewijs: letterlijk schrijven en doorgeven zonder verandering B (vaste procedure in noodnetten). Detailverlies bij doorvertellen B in het laboratorium, in het veld wisselend. Bron en bericht apart beoordelen B (inlichtingenpraktijk, onze eenvoudige versie is niet getest). Formulier en log C (praktijk, geen vergelijkend onderzoek). Afgaan op een mondeling doorverteld bericht D.

Volgende niveau

Oefen met een test: stuur elke week één bericht door drie posten en vergelijk begin en eind. Maak een dagbericht uit het log en deel het (14.10 Kennis verspreiden). Maak een jaarregister van belangrijke gebeurtenissen (15.09 Collectief geheugen). Bewaar kopieën in het archief (16.01 Een kennisarchief).

Controlelijst

• Ik schrijf elk bericht direct op, met tijd, bron en beoordeling.
• Ik beoordeel de bron en het bericht apart.
• Ik onderscheid waarneming, melding, gerucht, mening en instructie.
• Ik zet "onbevestigd" bij wat niet bevestigd is.
• Ik lees getallen, namen en plaatsen terug.
• Ik gum niet in het log en noteer ook wat niet lukte.
• Ik bewaar het origineel en houd bij wie een kopie heeft.
• Ik bewaar namen en voorraden op slot.

Verantwoording

• IARU-noodprocedure voor kortegolf, Duitse vertaling (DARC): berichtkop met nummer, voorrang, station, aantal woorden, plaats, tijd en datum, korte kop bij FM, berichten zonder verandering of fout, schriftelijk en in telegramstijl.
• IARU Regio 1: Emergency operating procedures: berichten moeten snel en juist zijn.
• General Message (ICS 213), versie Fountain Valley: velden, drie delen, carbonpapier, kopie voor de documentatie. Het FEMA-origineel is niet gelezen.
• ICS 309 Communications Log, formulier van YARA: kolommen van het log. Geen officiële bron.
• Wikipedia: Admiralty code: schalen A tot F en 1 tot 6, los beoordeeld. Secundair.
• Wikipedia: Rumor: Knapp 1944, Allport en Postman 1947, ongeveer 70 procent detailverlies, voorbeeld met TNT. Secundair; de boeken zelf zijn niet gelezen.
• Encyclopedia.com: Rumor: herhalingen van de proef, kritiek, Caplow, Peterson en Gist, Shibutani.

Niet onderbouwd en daarom gemarkeerd: de vereenvoudigde schaal en het eigen formulier, de 70 procent uit de oorspronkelijke bron, potlood op nat papier, het aantal doorslagen, de werking van het geheugen, de oorsprong van het woorden tellen, en dat zwijgen een gerucht laat groeien. De voorbeelden zijn verzonnen ter uitleg. Toets door iemand uit de noodcommunicatie of archiefpraktijk. Getoetst door: nog niet.