Collectief geheugen

Waarom dit telt

Een groep vergeet sneller dan je denkt: wanneer de eerste vorst kwam, welke bron ooit droogviel, wie de ouders van een kind waren. Als de enige die de pomp kent sterft, sterft zijn kennis mee. Zonder namen en data kan niemand later bewijzen wie hij is of vinden wie vermist is. Een schrift en een potlood kosten bijna niets. Ze sparen fouten en geven de doden en de kinderen een plek in het verhaal.

Eerst doen

1. Pak een dik gebonden schrift, noem het het groepsboek en schrijf vandaag de datum op.
2. Wijs een schrijver en een vervanger aan.
3. Maak de namenlijst: iedereen die er nu is, met volledige naam, geboortedatum en familie.
4. Schrijf elke avond vijf regels: wat gebeurde er vandaag?
5. Maak de lijst wie wat kan, en zet een streep onder elke kennis die maar één persoon heeft.
6. Maak elke maand een kopie en bewaar die op een tweede plek.

Wat je nodig hebt

• Een of meer genaaide of gebonden schriften. Losse vellen raken zoek.
• Potloden en een puntenslijper, plus een pen als het er is.
• Een harde onderlegger. Op een zachte ondergrond druk je het schrift door (Library of Congress).
• Een droge kist of doos op een plank, en een tweede bewaarplek.
• Mappen of enveloppen, liefst zuurvrij.
• Zolang het werkt: een telefoon of recorder voor stemmen en foto's (DK.14 Smartphone en tablet).

Werkwijze

Vijf boeken, elk een eigen taak

Eén boek wordt een rommel. Begin klein met één schrift met vijf delen, en splits als het vol raakt.

Dit vervangt andere schriften niet. Berichten staan in het log (14.08 Berichten vastleggen), proeven in 16.03 Experimenten documenteren, voorraad in 15.07 Voorraad beheren en doden in het register van 07.15 Overlijden en lijkzorg. Het groepsboek verwijst daarnaar. Wat later belangrijk blijkt, neem je over.

Het dagboek

Houd het kort, dan houd je het vol. Schrijf:

• Datum (14.14 Tijd en kalender bijhouden), weer, temperatuur als je die weet.
• Wie er kwam of wegging, wie ziek werd, wie er geboren werd of stierf.
• Wat er gedaan is: oogst, reparatie, ruil, bezoek.
• Iets wat bijzonder was: eerste zwaluw, eerste vorst, droge bron.

Voorbeeld: "12 maart. Droog, koud, wind noord. Pomp gerepareerd door Karim en Lucía, leer vervangen. Eerste bonen gezaaid. Joop koorts. Twee mensen uit Mijas langs, ruil zout tegen olie." Schrijf op wat je zag en hoorde. Zet erbij als iets een gerucht is (14.08 Berichten vastleggen). Noteer kloktijden als 08:00. Een fout haal je niet weg: zet er één streep door, zodat je hem nog kunt lezen, schrijf de verbetering erachter, met datum en paraaf. Scheur nooit bladzijden uit.

Namen en data

Dit is het belangrijkste deel. Een officiële akte is het niet, maar het is vaak het enige bewijs dat er is. Een geboorteakte is de basis van iemands identiteit, en zonder bewijs kan iemand moeite krijgen met nationaliteit, erfenis en familie (UNICEF). Noteer per persoon:

Geboorte: naam, tijd, plaats, ouders, wie erbij was, twee getuigen die tekenen wordt getoetst. Huwelijk of samenwonen: wie, wanneer, getuigen. Overlijden: zie 07.15 Overlijden en lijkzorg, en verwijs naar de code uit dat register. Vermist: wie, wanneer laatst gezien, waar, wat hij droeg, wie het meldt. Kinderen zonder ouders schrijf je meteen op, met alles wat ze zelf weten, ook de naam van hun straat, school of knuffel. Volgens het Internationale Rode Kruis helpen vroege gegevens van kwetsbare mensen om verdwijningen te voorkomen, en helpen foto's, papieren en meerdere bronnen om iemand te vinden. Maak een foto zolang dat kan. Als de gemeente weer werkt, kunnen je aantekeningen helpen bij de aangifte. Of ze dan als bewijs gelden, beslist de overheid wordt getoetst.

Verhalen opnemen

Ouderen weten waar de oude bron ligt, hoe je zonder stroom leefde, welk jaar de rivier overstroomde. Begin bij de oudsten en de zieksten. De Oral History Association raadt aan:

1. Praat eerst: leg uit waarvoor het is en wie het later mag lezen. Vraag wat de verteller wil vertellen.
2. Vraag toestemming. De verteller mag onderwerpen weigeren, of zeggen dat iets gesloten blijft.
3. Kies een stille plek.
4. Begin met naam van verteller en interviewer, datum, algemene plek en onderwerp.
5. Stel open vragen en luister. Vraag door. Laat iemand vertellen wat hij zelf belangrijk vindt.
6. Maak van een opname snel een kopie, op een andere plek. Schrijf de inhoud kort op papier, want een opname kun je straks misschien niet meer afspelen (16.06 Digitale kennis bewaren).

Goede vragen wordt getoetst:

• Hoe was het hier toen je klein was?
• Wat deed je toen het vroeger misging, bij droogte, storm of hoog water?
• Wat kun jij dat de jongeren niet weten?
• Wie moeten we niet vergeten?

Dwing niemand te vertellen over wat hij meemaakte. Mensen praten als ze eraan toe zijn; druk kan schaden wordt getoetst. Zie 15.12 Spanning laten zakken en 15.14 Rouw en verlies dragen. Laat ook kinderen tekenen en vertellen wat zij meemaakten, zonder ze te dwingen.

Wat er misging: het leerboek

De WHO gebruikt de terugblik na een crisis als vast leermiddel: een gesprek of werkgroep na afloop, met interviews als dat nodig is. Doe dit binnen een week na elke brand, elk onverwacht sterfgeval, elke verloren oogst, uitbraak van ziekte of bijna-ongeluk wordt getoetst. Stel vier vragen wordt getoetst:

1. Wat wilden we dat er zou gebeuren?
2. Wat gebeurde er echt?
3. Waarom was er een verschil?
4. Wat doen we vanaf nu anders, en wie regelt dat?

Regels voor dit gesprek:

• Dit gesprek zoekt oorzaken, geen schuldige. Straf hoort ergens anders (15.13 Regels, straf en herstel).
• Noem ook wat goed ging.
• Schrijf de afspraak op met naam en datum, en kijk na een maand of het gebeurd is.
• Een leider kan het verslag lezen, maar niet veranderen. Hij mag eronder schrijven dat hij het oneens is. Schrijf ook de fouten van leiders op.
• Lees de lessen voor aan nieuwkomers en tieners. Anders maakt de volgende groep dezelfde fout.

Het jaarboek

Maak één keer per jaar een samenvatting van één tot vier bladzijden. Kies een vast moment, bijvoorbeeld het oogstfeest of de dag van de uitval (15.10 Gemeenschap onderhouden). Lees die samen voor en vul aan. Zet erin:

• Wie erbij kwam, wie vertrok, wie stierf. Noem alle namen.
• Eerste en laatste vorst, regen, droogte, storm, brand, hoog water en hoe de dijken het hielden.
• Wat de oogst opleverde en wat de winter of zomer vroeg (15.07 Voorraad beheren).
• Wat we bouwden en herstelden, en wat we leerden.
• Een verhaal om te onthouden, en iets om te lachen.

Na vijf jaar zie je patronen die niemand onthoudt, en kun je beter plannen (16.09 Langetermijnplanning). Je kinderen krijgen het als geschiedenisboek (15.08 Onderwijs organiseren).

Vaardigheden per persoon

Noteer wie wat kan, niet alleen de vakmensen. Ook wie goed kan troosten, onderhandelen of lesgeven.

Elke kennis waar het leven van afhangt, staat bij minstens twee mensen. Staat er bij "leert het" niemand, zoek dan vandaag een leerling (16.07 Technieken overdragen). Kijk elk half jaar opnieuw wordt getoetst. Zet zwakke punten van mensen niet in deze lijst. Het gaat om wat de groep kan, niet om een beoordeling.

Overdracht bij vertrek, ziekte of overlijden

Wacht niet op het sterfbed. Elke volwassene met een taak maakt een overdrachtsblad, liefst nu:

• Wat doe ik elke dag, week en seizoen?
• Waar liggen sleutels, papieren, gereedschap, zaden, medicijnen en verstopte voorraad?
• Wie ken ik buiten de groep, en wat is er afgesproken?
• Wat weet alleen ik? Wat gaat vaak mis, en hoe merk je dat?
• Wie neemt het over, en wat wil ik zelf (07.15 Overlijden en lijkzorg)?

Test het: laat iemand anders het werk een dag doen met alleen het blad. Wat niet lukt, schrijf je erbij. Wordt iemand ernstig ziek, ga dan meteen zitten met papier, of een recorder, als hij dat wil. Maak het kort en rustig. Na een overlijden: binnen een week haalt iemand het overdrachtsblad op en kijkt wat er nog ontbreekt: gereedschap, sleutels, taken, afspraken. Schrijf ook iets op over wie hij was. Dat is voor de familie en voor de kinderen. Ook de schrijver heeft een overdrachtsblad. Het eerste wat moet overleven, is de gewoonte om te schrijven.

Bewaren zodat het blijft

Papier gaat kapot door vocht, warmte, zuur en licht (Library of Congress). De bronnen zijn het eens over koel, droog en stabiel, maar geven verschillende getallen voor de luchtvochtigheid: 30 tot 60 procent (NEDCC), onder 65 procent (Amerikaans Nationaal Archief) en 30 tot 40 procent (Library of Congress). Onze keuze: mik op onder de 60 procent en onder ongeveer 24 °C. In een hittegolf of een natte winter haal je dat misschien niet; kies dan de koelste en droogste plek. Zonder meter betekent het: geen muf ruikende plek, geen plek waar zout klontert wordt getoetst.

• Geen zolder, kelder of garage. Kies een binnenmuur van een droge ruimte, op een plank, niet op de grond.
• Weg van lekkage, kachel, eten en water. Eten trekt muizen en insecten.
• Geen elastiek, plakband, gewone paperclips of nietjes, en geen lijm. Die verkleuren, roesten of laten los.
• Schrijf met potlood. De Library of Congress raadt potlood aan voor aantekeningen op papier en foto's. Pen kan vervagen of uitlopen wordt getoetst.
• Schrijf op foto's alleen zacht aan de achterkant bij de rand, of liever op de envelop.
• Houd schriften uit de zon. Lichtschade blijft (NEDCC).
• Luchtdicht is niet altijd beter: zuren blijven dan hangen (Library of Congress), en vochtig papier in plastic kan schimmelen wordt getoetst.

Vocht en schimmel zijn de vijand. Laat de kist ademen en controleer in de winter. In de zomer is het op zolder te heet: kies de koele kant van het huis en let op insecten. Aan de kust kan ook zilte lucht meespelen wordt getoetst. Maak kopieën. Eén exemplaar kan verbranden. Schrijf belangrijke delen over, laat een tweede persoon vergelijken (14.08 Berichten vastleggen), en bewaar die op een andere plek, liefst bij een buurgroep. Papier zelf maken kan ook (11.11 Papier maken). Zie verder 16.01 Een kennisarchief.

Wie mag wat lezen

Het dagboek, de lessen en het jaarboek zijn van de groep. Medische zaken, conflicten en wat iemand in vertrouwen vertelt, staan in een apart, gesloten deel (06.10 Zorg in de gemeenschap). Schrijf daar alleen wat nodig is. Gaat het slecht of komen er vreemden, dan bevatten deze boeken wat een rover wil weten: wie er zijn, wie ziek is, waar de voorraad ligt. De Oral History Association raadt aan om bij gevaar alleen het hoogst nodige vast te leggen. Bewaar voorraad, wachtschema's en schuilplaatsen dus niet in het open boek (15.11 Wacht lopen en waarschuwen).

Zo weet je dat het werkt

• Het groepsboek heeft op de meeste dagen een regel.
• Iemand die er niet bij was, kan uit het boek zeggen wat er vorige maand gebeurde.
• Bij elk kind staan ouders en geboortedatum.
• Elke levensbelangrijke kennis staat bij twee mensen, of er is een leerling.
• Een afspraak uit het leerboek is na een maand echt uitgevoerd.
• De kopie ligt op een tweede plek en is minder dan drie maanden oud wordt getoetst.

Zo weet je dat het misgaat

• Er staan weken niets in: maak het korter, wissel de schrijver en schrijf het samen bij het eten.
• Papier ruikt muf, voelt klam of krijgt vlekken: haal het uit de kist, laat het in de lucht drogen en zoek een drogere plek.
• Mensen zeggen dat het verslag niet klopt: lees het voor en voeg een tweede versie toe met naam en datum. Verwijder niets.
• Eén leider bepaalt wat er in staat: geef de schrijver een eigen positie en laat de groep het voorlezen.
• Iemand wil niet in het boek: schrijf alleen naam en datum, en vraag waarom.
• Iemand sterft en niemand weet hoe zijn werk moest: schrijf nu op wat iedereen nog weet, en maak de overdrachtsbladen af.

Als je iets mist

Achtergrond

Mondelinge kennis verandert bij elke herhaling (14.08 Berichten vastleggen). Papier verandert niet, maar kan wel vergaan. Daarom doe je allebei: je schrijft op en vertelt het door. Na een ramp vergeten mensen snel hoe het precies ging, en ieder onthoudt een eigen versie wordt getoetst. Daarom kijk je snel en zonder schuld terug. Papier bestaat uit cellulose. Vocht en zuren knippen die lange ketens in stukjes, en daardoor wordt het bros. Lompenpapier van vroeger houdt lang stand, krantenpapier veel korter. Volgens de Library of Congress veroudert gebonden papier sneller dan losse vellen. Toch kies je een gebonden schrift, want losse vellen raken eerder kwijt wordt getoetst. Bewijs (redactionele inschatting wordt getoetst): bewaren koel, droog en stabiel B (archiefpraktijk, normen). Potlood op papier B (Library of Congress). Interviewpraktijk B (beroepsnormen). Terugblik na een crisis B (WHO, vaste praktijk). Waarde van eigen namenlijsten C (afgeleid uit Rode Kruis en UNICEF). Twee getuigen, termijnen en vier vragen C. Vaardigheidslijst en overdrachtsblad C.

Volgende niveau

Maak van jaarboeken een archief (16.01 Een kennisarchief). Wissel kopieën uit met buurgroepen (14.10 Kennis verspreiden). Maak een plattegrond van graven, bronnen en akkers (14.05 Een lokale kaart maken). Laat de volgende generatie de schrijvers worden.

Controlelijst

• Ik sta met volledige naam, geboortedatum en familie in het namenboek.
• Ik weet wie schrijft, wie invalt en waar het boek ligt.
• Ik schrijf op wat ik zag, en haal fouten niet weg maar streep ze door.
• Ik weet welke kennis alleen bij mij zit, en ik heb een leerling of een blad gemaakt.
• Ik heb mijn overdrachtsblad gemaakt en laten testen.
• Ik weet waar de tweede kopie ligt.
• Ik bewaar het boek droog en koel, op een plank, zonder elastiek of plakband.
• Ik vraag toestemming voordat ik iemands verhaal opschrijf of deel.

Verantwoording

• UNICEF: Birth registration: geboorteregistratie als basis van identiteit, risico op staatloosheid, bewijs voor erfenis en familie.
• ICRC: Restoring family links: opsporing, vroege gegevens van kwetsbare mensen, foto's en meerdere bronnen.
• Oral History Association: Best Practices: voorbereiding, toestemming, open vragen, inleiding op de opname, kopieën op andere plekken, bij gevaar alleen het hoogst nodige.
• WHO: Guidance for after action review: alleen de beschrijving gelezen; terugblik als vast leermiddel, vier vormen. De vier vragen staan daar niet.
• Library of Congress: Care of paper: potlood, harde onderlegger, geen tape en clips, koel en droog, ongeveer 35 procent vocht, geen zolder of kelder.
• Library of Congress: Care of photographs: zacht potlood op de achterkant bij de rand, liefst op de envelop.
• Library of Congress: Paper Deterioration, Some Essential Facts: zuur, vocht, licht, 30 tot 40 procent vocht, soorten papier, gebonden papier, luchtdicht.
• US National Archives: Storing family papers and photographs: onder 75 °F (24 °C), onder 65 procent vocht, niet in kelder, garage of zolder, weg van eten, geen elastiek, tape of roestende nietjes.
• NEDCC: Temperature, Relative Humidity, Light, and Air Quality: 30 tot 60 procent vocht, schimmel bij warm en vochtig, lichtschade blijft. Niet onderbouwd en daarom gemarkeerd: twee getuigen, de waarde van eigen aantekeningen bij de overheid, de voorbeeldvragen, schade door dwingen tot vertellen (de WHO-gidsen over psychologische eerste hulp en stress heb ik niet kunnen lezen), de termijn en de vier vragen van de terugblik, de frequentie van controles en kopieën, de vuistregel zonder vochtmeter, of pen vervaagt, vochtig papier in plastic, zilte lucht en zelfgemaakte inkt. Getoetst door: nog niet.