Voorraad beheren

Waarom dit telt

Een voorraad raakt stil op. Wie niet telt, ontdekt in maart wat hij in oktober had moeten weten. En een voorraad zonder open boek geeft wantrouwen: mensen denken dat een ander meer krijgt, en dan begint de diefstal. Goed beheer is daarom rekenen én laten zien dat het eerlijk gaat.

Eerst doen

1. Tel alles in één keer, met twee mensen, en schrijf het op.
2. Label elk vat of elke doos met inhoud, gewicht en datum.
3. Reken uit hoeveel dagen je nog hebt.
4. Sluit de opslag af en spreek af wie erin mag.
5. Hang de rantsoentabel op, zichtbaar voor iedereen.
6. Begin vandaag met het logboek: alles wat erin en eruit gaat.

Wat je nodig hebt

• Een schrift met harde kaft, pen, labels, stift, plakband.
• Een weegschaal, maatbekers en een gestreken schep van vaste maat.
• Rekken op minstens 30 cm van de vloer, vaten of emmers met deksel (VK.D05 Voorraad beschermen tegen muizen, ratten en motten).
• Twee sloten met verschillende sleutels, of een slot en een zegel.
• Een zaklamp en handschoenen.

Werkwijze

Inventaris

Maak één regel per soort en per partij. Tel in kilo's en liters, niet in zakken.

• Tel niet alleen voedsel. Maak aparte lijsten voor water, brandstof, zaad, batterijen, zeep en gereedschap. Medicijnen houd je apart en achter slot, onder toezicht van wie de zorg regelt (06.02 De eerstehulpkist, 07.12 Chronische ziekten zonder apotheek).
• Tel ook dierenvoer (13.10 Dierhouderij begrijpen). Wat op het veld staat, is alleen een verwachting.
• Tel wat gedeeld wordt maar één keer. Schrijf erbij wie het heeft ingebracht.
• Een verborgen voorraad staat niet op de open lijst. Die staat in een apart register bij twee mensen (14.04 Landmerken vastleggen).

Een telling is alleen waar op de dag dat je hem doet. Zet er de datum bij.

Eerst in, eerst uit

Eet het oudste eerst. Je vult dus achteraan aan en pakt vooraan. Logistieke hulporganisaties gebruiken liever eerst vervallen, eerst uit: wat het eerst verloopt, gaat eerst weg, ook als het later binnenkwam.

1. Zet op alles een zichtbare datum. Zelf ingemaakt of gedroogd: datum en wat erin zit.
2. Houd partijen met verschillende datums apart.
3. Zet wat het eerst op moet naar voren.
4. Vlag wat binnen 3 tot 6 maanden vervalt. Die grens gebruiken hulporganisaties voor hun voorraad; plan die producten nu in.
5. Een datum op een verpakking is geen veiligheidsbewijs (04.03 Voedselbederf herkennen). Bij voorraad zonder datum kijk je, en je eet die eerder.

Vers gaat vóór blik: aardappels, kool en eieren eerst, droog graan het laatst.

Rantsoen per persoon per dag

Hoeveel iemand nodig heeft, staat in 03.01 Wat het lichaam nodig heeft. De groepsberekening voor een hele winter staat in VK.D06 Rantsoenen plannen voor een groep en een winter. Hier is de vaste maandcontrole.

Stap 1. Wat is er aan energie? Vermenigvuldig kilo's met kilocalorieën per kilo uit VK.D06 wordt getoetst.

Stap 2. Trek verlies af. VK.D06 rekent 15 procent voor bederf, ongedierte en tegenvallers wordt getoetst: 1.241.000 keer 0,85 is ongeveer 1.055.000 kcal.

Stap 3. Wat verbruikt de groep per dag? Acht mensen, met richtgetallen uit 03.01: twee mensen met zwaar werk (2 keer 3000), drie volwassenen (3 keer 2300), een oudere (1900), twee kinderen (1500 en 2000). Samen 18.300 kcal per dag. Dat is 2290 per persoon, dicht bij de 2100 die de noodhulp als gemiddelde gebruikt.

Stap 4. Hoeveel dagen? 1.055.000 gedeeld door 18.300 is 57 dagen.

Stap 5. Haalt het de volgende oogst? Stel dat de oogst over 90 dagen komt. Dan heb je 90 keer 18.300 is 1.647.000 kcal nodig, en je komt 592.000 kcal tekort. Dat is ongeveer 175 kilo graan.

Iedereen gelijk korten zou betekenen: 64 procent van de behoefte, ongeveer 1470 kcal per persoon per dag. Drie maanden lang is dat te weinig voor werk en voor kinderen. Bij 1570 kcal verloren mannen in het Minnesota-onderzoek in 24 weken een kwart van hun gewicht wordt getoetst. Je plan is dus: nu zoeken wat erbij kan (03.11 Foerageren door het jaar, 15.06 Ruil en samenwerking), en gezonde volwassenen vroeg een beetje korten. Kort het laatst bij kinderen, zwangeren en zieken (03.01 Wat het lichaam nodig heeft). Beslis dit samen en vooraf (15.05 Zorg eerlijk verdelen).

Stap 6. Maak er scheppen van. Weeg één gestreken schep van elk product en schrijf het gewicht op de schep. Rijst, bonen en meel wegen verschillend, dus elk product krijgt zijn eigen maat.

Een verdeling die iedereen kan controleren

Eerlijk is niet genoeg. Het moet ook zichtbaar eerlijk zijn.

• Hang de rantsoentabel op: wie krijgt wat, en waarom. Zwaar werk, zwanger of ziek krijgt extra, en dat staat er ook.
• Geef uit op een vast moment, op een vaste plek, in het zicht.
• Gebruik dezelfde gestreken maat voor iedereen. Laat de ontvanger toekijken.
• Twee mensen doen de uitgifte: één schept, één schrijft.
• Wie afwezig is, krijgt zijn deel apart gezet, met naam.
• Wissel de uitgevers elke maand wordt getoetst.
• Kook zo veel mogelijk samen. Eén pan voor iedereen is makkelijker te zien en spaart brandstof wordt getoetst.

Voor twee mensen die iets delen werkt snijden en kiezen: de een verdeelt, de ander kiest. Niemand heeft dan reden tot jaloezie. Met meer mensen werkt die regel niet zo eenvoudig. Laat dan de verdeler als laatste zijn portie pakken wordt getoetst.

Twee mensen tellen

Eén persoon mag nooit tegelijk de sleutel hebben, het boek bijhouden én tellen. Dat heet functiescheiding: wie iets bewaart, schrijft het niet zelf op, zodat niemand een fout of diefstal kan verbergen.

Zo tel je:

1. Twee mensen, de een telt hardop, de ander schrijft.
2. Tel elke partij zonder eerst in het boek te kijken.
3. Vergelijk daarna: beginstand plus erin min eruit moet gelijk zijn aan wat er staat.
4. Klein verschil, tot 1 of 2 procent wordt getoetst: schrijf het op als verlies en noem de reden.
5. Groter verschil: tel opnieuw met twee anderen en zoek de oorzaak.
6. Beiden zetten een paraaf.

Tel elke week één product steekproefsgewijs, elke maand alles wordt getoetst. Spreek dit vast af op de kalender (14.14 Tijd en kalender bijhouden). Zijn jullie maar met weinig? Dan telt de hele groep samen, één keer per maand.

Diefstal

• Geef de opslag twee sloten, met sleutels bij twee mensen. Of leg een genummerd zegel of touw met lak op de deur wordt getoetst.
• Verdeel de voorraad over twee of drie plekken, zodat diefstal, brand of een plaag niet alles kost.
• Praat met niemand buiten de groep over aantallen.
• Bij een tekort: eerst opnieuw tellen, dan pas beschuldigen. Fouten, ratten en bederf zijn vaker de reden wordt getoetst.
• Honger maakt dieven. Kijk ook of het rantsoen nog klopt, en of iemand stilletjes te weinig krijgt.
• Is er echt gestolen, volg dan de regels van de groep, zonder eigen rechter te spelen (15.04 Conflicten bespreken, 15.13 Regels, straf en herstel).

Schimmel en vocht

Schimmel in graan, noten, gedroogd fruit en specerijen maakt mycotoxinen. Sommige, zoals aflatoxinen, beschadigen de lever en kunnen levensgevaarlijk zijn. Volgens de WHO zijn de meeste mycotoxinen chemisch stabiel en blijven ze na verwerking in het voedsel. Koken lost het probleem dus niet op wordt getoetst. Een lab heb je niet, dus je kunt het niet meten. Schoon uitziend voedsel kan al gif bevatten.

• Houd voorraad droog, koel en vrij van insecten. Beschadigd graan beschimmelt sneller.
• Graan moet droog de opslag in: 14 procent vocht of minder voor weken tot enkele maanden, 13 procent voor 8 tot 12 maanden, 9 procent voor langer dan een jaar. Bewaren bij hoogstens ongeveer 18 °C. Olierijke zaden moeten droger wordt getoetst. Die 18 °C haal je in een warme zomer vaak alleen in een kelder wordt getoetst.
• Zonder vochtmeter: doe droog zout met wat graan in een dichte pot en schud. Klontert het zout, dan is het graan te nat wordt getoetst.
• Kijk elke maand. Wat beschimmeld, verkleurd of verschrompeld is, gooi je weg. Dat raadt de WHO aan voor graan, noten en vijgen.
• Beschimmelde producten gaan helemaal weg, want de schimmel zit ook onzichtbaar in het product. Schep hem niet van jam af. Alleen bij harde kaas snijd je ruim weg, ongeveer 1 cm (Voedingscentrum).
• Geef beschimmeld voer niet aan dieren. Aflatoxine kan in melk terechtkomen.
• Laat geen zakken tegen de muur staan. Organisaties houden in magazijnen ongeveer 40 cm vrij van de muur, tegen vocht en brand. In een huis is een handbreedte het minimum (VK.D05 Voorraad beschermen tegen muizen, ratten en motten).

Hier zijn vochtige lucht en koude muren de vijand. Let op condens op vaten in de schuur wordt getoetst. Kies de koelste droge plek, niet op zolder: daar wordt het in de zomer heet wordt getoetst.

Een goed gesloten, volle bus helpt: de zuurstof raakt op en dat remt insecten en schimmels wordt getoetst. Dat werkt alleen met droog graan wordt getoetst.

Ongedierte

Doe de wekelijkse ronde van VK.D05 Voorraad beschermen tegen muizen, ratten en motten en schrijf op wat je ziet. Dat is je vroege waarschuwing. Vind je sporen in de opslag, ruim dan op zoals de CDC beschrijft:

1. Zet deuren en ramen 30 minuten open en ga weg.
2. Trek handschoenen aan. Veeg niet en zuig niet: dat blaast besmet stof op.
3. Maak keutels, urine en nesten goed nat met een desinfectiemiddel, of met 1 deel bleek op 9 delen water, vers gemaakt. Laat 5 minuten inwerken.
4. Veeg op met papier en stop dat in een dichte zak. Een dode rat gaat in twee zakken.
5. Reinig de vloer en de rekken met hetzelfde middel.
6. Was je handen met de handschoenen aan, doe ze uit, en was je handen opnieuw met zeep.

Gooi eten weg uit een zak die is aangevreten of bevuild wordt getoetst. Reinig dichte blikken en potten voordat je ze opent wordt getoetst. Ratten en muizen brengen ziekten over (06.11 Luizen, vlooien, muggen en ratten).

Logboek

Dit is de ruggengraat. Zonder boek is alles een mening.

• Eén bladzijde per product, of één groot boek op datum.
• Schrijf met pen. Nooit gummen. Een fout streep je door met paraaf.
• Elke week één regel op een bord: hoeveel dagen er nog zijn.
• Bewaar een kopie op een andere plek.
• Meld ook verlies: schimmel, muizen, weggegeven. Dat vertelt waar het lek zit.

Voor sommen en controles zie 16.13 Rekenen en boekhouden zonder computer.

Zo weet je dat het werkt

• Twee onafhankelijke tellers komen op dezelfde stand, binnen 1 tot 2 procent.
• Je weet op elk moment hoeveel dagen er nog zijn.
• Iedereen kan de rantsoentabel lezen en krijgt wat erop staat.
• Oude voorraad gaat weg voordat hij bederft. Verlies daalt.
• Het gewicht van de mensen blijft stabiel (VK.D06 Rantsoenen plannen voor een groep en een winter).
• De opslag blijft drie maanden zonder nieuwe sporen.

Zo weet je dat het misgaat

• Boek en telling lopen uiteen: tel opnieuw, met anderen. Zoek fout, ongedierte of diefstal.
• Het aantal dagen zakt sneller dan gepland: kijk naar verbruik en verlies, en kort vroeg.
• Mensen twijfelen of de verdeling eerlijk is: open het boek en laat hen meetellen.
• Muffe geur, klonten, warmte in een graanvat: dat is vocht of insecten. Open, spreid, droog, en gooi weg wat aangetast is.
• Keutels of knaagsporen: zoek de ingang en dicht die, ruim op volgens de stappen.
• Eén persoon beslist alles: wissel taken, scheid sleutel en boek.
• Mensen vallen af of kinderen groeien niet: het rantsoen is te laag, of het eten komt niet aan bij wie het nodig heeft (04.12 Tekorten herkennen: scheurbuik en meer).

Als je iets mist

Achtergrond

Voorraad verliest op vier manieren: door bederf, ongedierte, diefstal en fouten. De eerste twee rem je met droog, koel, schoon en dicht. De laatste twee rem je met afspraken. Controle is geen wantrouwen, maar een bescherming van de bewaarder: als het boek klopt, kan niemand hem beschuldigen.

Schimmel groeit bij vocht en warmte, en daarom is drogen de belangrijkste stap.

Bewijs: mycotoxinen vermijden door droog bewaren en weggooien A (WHO). Opruimen van knaagdierresten B (CDC). Eerst vervallen, eerst uit B (logistieke praktijk). Scheiding van sleutel en boek B (standaard in boekhouding). Vochtgrenzen graan B (handboekwaarden via een samenvatting). Zouttest C. Verliespercentage 15 procent C. Grenzen voor teldifferentie en telfrequentie D.

Volgende niveau

Breid uit naar alle voorraad: reserveonderdelen (10.12 De onderdelenbibliotheek), bouwmateriaal en oogst (13.13 Een lokaal voedselsysteem). Maak een plan per seizoen, en koppel het aan de teelt (13.05 Teeltplanning). Bouw een droge, koele opslag met metalen rekken. Leer een tweede en derde persoon het boek bijhouden (16.07 Technieken overdragen).

Controlelijst

• Ik weet hoeveel kilo van elk product er is, met de datum van de telling.
• Ik pak vooraan en vul achteraan aan, en alles heeft een datum.
• Ik kan uitrekenen hoeveel dagen de voorraad nog meegaat.
• Ik tel met twee mensen en we zetten beiden een paraaf.
• Ik houd sleutel en boek bij verschillende mensen.
• De rantsoentabel hangt zichtbaar op.
• Ik gooi beschimmeld voedsel weg en veeg muizenvuil nooit droog op.
• Ik schrijf alles op wat erin en eruit gaat, ook verlies.

Verantwoording

• WHO: Mycotoxins: soorten, voedsel, effecten, stabiliteit bij verwerking, droog bewaren, weggooien van aangetast graan, noten en vijgen, melk.
• Voedingscentrum: Schimmels: beschimmeld product weggooien, jam niet afscheppen, harde kaas 1 cm wegsnijden.
• CDC: Clean up after rodents: 30 minuten luchten, niet vegen of zuigen, 1 deel bleek op 9 delen water, 5 minuten, dubbele zak, handen wassen.
• Logistics Cluster: Inventory management: eerst vervallen, eerst uit, datums zichtbaar, partijen apart, vlag op 3 tot 6 maanden. Geschreven voor medische goederen.
• Logistics Cluster: Warehouse management: niet tegen de muur, ongeveer 40 cm vrij tegen schimmel, vocht en brand.
• Wikipedia: Grain drying: vochtgrenzen en 18 °C. Secundaire bron.
• Wikipedia: Hermetic storage: zuurstof raakt op in een dichte bewaring.
• Wikipedia: Separation of duties: functiescheiding, vier taken, vier-ogen-principe.
• Wikipedia: Divide and choose: snijden en kiezen, geldt voor twee personen.
• Wikipedia: FIFO and LIFO accounting: eerst in, eerst uit.
• Binnen NULPUNT: 03.01 voor richtgetallen en het Minnesota-onderzoek, VK.D06 voor energie per kilo en 15 procent verlies. De sommen zijn eigen rekenwerk.

Niet onderbouwd en daarom gemarkeerd: de kcal per kilo, 15 procent verlies, of koken mycotoxinen vernietigt (de WHO zegt alleen dat ze verwerking overleven), de vochtgrenzen uit een primaire bron (de FAO-hoofdstukken waren niet te vinden), de zouttest, teldifferentie en telfrequentie, zegels, aangevreten verpakkingen, condens, de regel dat de verdeler als laatste pakt, en bleek mengen. VK.D05 noemt ook azijn bij het opruimen; de CDC noemt dat niet. De normen van Sphere en UNHCR voor voedseldistributie konden niet worden geopend. Een voedselveiligheidsdeskundige en iemand uit de noodhulplogistiek moeten dit nakijken. Getoetst door: nog niet.