De onderdelenbibliotheek

Waarom dit telt

Een berg onderdelen zonder orde is bijna net zo nutteloos als geen onderdelen. Je zoekt een uur naar een motor die er misschien niet is, of je sloopt een tweede auto voor iets dat al op een plank ligt. Een onderdelenbibliotheek maakt van wat de groep terugwint een gedeeld bezit: geteld, getest, terug te vinden en eerlijk verdeeld.

Eerst doen

1. Kies een droge, afsluitbare ruimte op de begane grond.
2. Wijs twee mensen aan als beheerder. Wissel ze elke drie maanden.
3. Spreek de categorieën af uit de tabel hieronder en schrijf ze groot op de muur.
4. Leg een registerboek per categorie aan.
5. Neem vanaf vandaag niets meer in zonder label en registerregel.

Wat je nodig hebt

• Stellingen, planken of kratten op balken
• Opbergbakken, blikken en dozen met deksel
• Kartonnen labels, ijzerdraad, potloden
• Een schrift of kasboek per categorie, plus een uitleenboek
• Een multimeter, een 12 volt testaccu en een testlamp (08.13)
• Zakjes silicagel uit schoenendozen en verpakkingen
• Een slot en twee sleutels

Werkwijze

Een plek kiezen

1. Kies een ruimte die droog blijft in de winter: geen kelder, geen golfplaten loods die in de zomer heet wordt.
2. Kies een plek waar je met een kar tot de deur kunt.
3. Zorg voor daglicht of een raam, zodat je kunt lezen en testen.
4. Houd brandstof, gasflessen en lithiumaccu's er buiten, in een aparte schuur op minimaal 10 meter wordt getoetst.
5. Een garage, een schoolgebouw, een werkplaats of een sporthal werkt goed.

Indeling per categorie

Geef elke categorie een letter. Het nummer telt per categorie door.

Sorteer kleine delen zoals bouten op maat in blikken. Zet zware delen onderin, lichte bovenin.

Labelen en registreren

1. Geef het onderdeel een code: letter plus volgnummer, bijvoorbeeld M 0042.
2. Schrijf op het label met potlood: code, wat het is, de waarden van het typeplaatje (VK.J01 Een typeplaatje lezen), de teststatus en de datum. Potlood vervaagt niet in de zon; stift wel.
3. Bind het label met ijzerdraad vast, niet met plakband.
4. Schrijf in het registerboek een regel met dezelfde gegevens, plus waar het vandaan komt en waar het ligt: stelling, plank, vak.
5. Houd daarnaast een zoeklijst op functie bij: langzaam en sterk, snel en licht, waterpomp, blazer. Zo vind je een ruitenwissermotor als iemand iets zoekt dat een luik opent.
6. Schrijf het register elke maand over in een tweede boek dat op een andere plek ligt. Brand of water mag niet alles kosten.

Een registerregel ziet er zo uit:

Testen voor opslag

Een onderdeel dat niet getest is, is een belofte. Test voor je het opslaat, en geef het een kleur:

• Groen: getest, werkt. Datum erbij.
• Geel: nog niet getest of twijfel.
• Rood: kapot. Bewaar het als bron van losse onderdelen of materiaal.

Snelle tests per soort:

1. Motoren: draai de as met de hand en meet of hij spanning geeft, of sluit hem kort aan op de testaccu (VK.J03 Een motor testen als generator).
2. Accu's: meet de rustspanning en doe de lasttest (VK.J04 Een loodaccu testen en laden).
3. Kabels, lampen en zekeringen: meet doorgang (VK.J02 Een multimeter gebruiken).
4. Schakelaars en relais: meet doorgang in beide standen.
5. Pompen: laat ze 1 minuut water verplaatsen uit een emmer.

Opslagcondities per soort

Uitlenen en verantwoording

1. Schrijf elke uitlening in het uitleenboek: datum, code, wie, waarvoor, terug op.
2. Spreek een termijn af: gereedschap een week, onderdelen voor een vaste bouw tot het project klaar is.
3. Vraag bij waardevolle stukken een borg: een ander onderdeel of een paar uur werk.
4. Controleer bij terugkomst samen met de lener of het nog werkt. Schrijf de staat op.
5. Straf niet als iets kapot terugkomt en de lener het meldt. Wie eerlijk meldt, helpt het register kloppen. Wie verzwijgt, verliest het recht om te lenen.
6. Geef verbruiksgoederen zoals zekeringen en bouten uit met een regel "uitgegeven" in het register.
7. Bij schaarste beslist de groep, niet de beheerder. Water, zorg en voedsel gaan voor (15.03 Besluiten nemen).
8. Tel elke maand met twee mensen één categorie volledig na. Na een jaar is alles één keer geteld.

Zo weet je dat het werkt

• Iemand vindt een gevraagd onderdeel binnen 5 minuten.
• Register en planken kloppen bij een steekproef van tien codes.
• Alle uitleningen van vorige maand zijn terug of verlengd.
• Niemand sloopt meer iets dat al op de plank ligt.

Zo weet je dat het misgaat

• Er groeit een stapel "nog sorteren" bij de deur. Plan een vaste sorteerdag per week en neem niets meer in tot de stapel weg is.
• Labels zijn onleesbaar of weg. Je gebruikte stift of plakband. Vervang ze door potlood en ijzerdraad.
• Het register klopt niet bij de planken. Iemand neemt dingen mee zonder te schrijven. Houd de ruimte op slot en geef alleen uit als een beheerder erbij is.
• Er ontstaat ruzie over wie wat mag hebben. Breng het naar de groep (15.04 Conflicten bespreken) en leg de verdeelregel vast.
• Accu's zijn na een winter dood. Ze stonden leeg. Zet bijladen op het werkrooster.

Als je iets mist

Achtergrond

Een magazijn werkt op drie dingen: een vaste plek per ding, een vaste code per ding, en een register dat iemand anders dan de beheerder kan lezen. Zonder vaste plek zoek je; zonder code verwar je; zonder register weet alleen de beheerder het, en als hij ziek wordt, weet niemand het meer. Het tweede register op een andere plek is het oude principe van de dubbele boekhouding (16.13).

Volgende niveau

Ruil met andere gemeenschappen een kopie van je register. Zo weet je wie welke onderdelen heeft en hoef je niet allemaal hetzelfde te slopen (15.06 Ruil en samenwerking). Maak een klein werkbord in de bibliotheek waar mensen kunnen testen en repareren voor ze iets inleveren.

Controlelijst

• Droge, afsluitbare ruimte met twee beheerders
• Categorieletters op de muur
• Elk onderdeel heeft code, label en registerregel
• Teststatus groen, geel of rood op elk label
• Brandstof, gas en lithium buiten de hoofdruimte
• Uitleenboek bijgehouden
• Tweede register op een andere plek
• Maandelijkse telling van één categorie

Verantwoording

Praktijk van magazijnbeheer en voorraadregistratie in werkplaatsen; ervaringen van gereedschapsbibliotheken en repair cafés; principes van dubbele registratie uit de boekhouding. Bewaartermijnen voor accu's volgen de richtlijnen van accufabrikanten. Getoetst door: nog niet