Besluiten nemen

Waarom dit telt

Als het dak vlam vat, is er geen tijd voor een vergadering. Maar als één persoon ook bepaalt wie hoeveel eten krijgt, heb je binnen een maand een baas en een groep die hem haat. Daarom spreek je vooraf af wie wanneer beslist, en wat niemand mag beslissen.

Eerst doen

1. Wijs voor vandaag een dienstleider aan en een vervanger. Schrijf hun namen op het bord.
2. Spreek af wat acuut is: brand, instorting, ernstig letsel, indringers, hoogwater. Daar beslist de dienstleider.
3. Spreek een stopwoord af. Iedereen mag het roepen als iets levensgevaarlijk is.
4. Plan een vast overleg: elke dag kort, elke week langer.
5. Kies hoe jullie rustige zaken beslissen: stemmen of de bezwaarronde.
6. Schrijf elk besluit op, met datum en wie het uitvoert.

Wat je nodig hebt

• Een bord met de naam van de dienstleider van vandaag.
• Een fluit of bel voor alarm (VK.F03 Fluitsignalen, 14.09 Signalen afspreken en geven).
• Een besluitenschrift, met pen.
• Een plek om te overleggen waar ook ouderen kunnen zitten.
• Bij een geheime stemming: briefjes en een doos, of bonen en een pot.

Werkwijze

Drie soorten besluiten

Vraag altijd eerst: hoeveel tijd hebben we? En is het terug te draaien?

Bij twijfel kies je de langzamere vorm, tenzij er direct gevaar is. Besluiten die je niet kunt terugdraaien, zoals een dier slachten, een huis opgeven of de laatste brandstof gebruiken, neem je niet alleen, tenzij het echt niet anders kan wordt getoetst.

Acuut: één stem

Amerikaanse hulpdiensten werken met het Incident Command System, en de regels van FEMA zijn daarvoor de basis. Drie regels daaruit passen ook bij een straat zonder hulp.

• Leg vanaf het begin vast wie de leiding heeft. Het mag geen vraag zijn als het brandt. Daarom staat de naam op het bord.
• Eén baas per persoon. Iedereen hoort van één iemand wat hij moet doen. Dat voorkomt tegenstrijdige bevelen.
• Eén leider voor ongeveer vijf mensen. FEMA noemt 1 op 5 een richtlijn. Bij meer mensen maak je groepjes met elk een eigen voorman.

De dienstleider wisselt volgens het rooster (15.02 Taken verdelen). Hij hoeft niet de sterkste te zijn. Hij moet kalm blijven, kunnen overzien en hard genoeg praten. Is er iemand met meer kennis, zoals een brandweerman bij brand of een arts bij letsel, dan neemt die de leiding of adviseert die hem.

Zo werkt het:

1. De eerste die gevaar ziet, roept alarm.
2. De dienstleider komt en zegt hardop: "Ik heb de leiding."
3. Hij blijft kijken en doet zelf zo min mogelijk. Bij een emmerketen blust de leider ook niet zelf (VK.C01 Een emmerketen opzetten).
4. Hij geeft korte opdrachten, aan iemand met een naam: "Bram, water. Lotte, kinderen naar de straat."
5. Wie de opdracht krijgt, herhaalt die kort wordt getoetst.
6. Is de dienstleider er niet, dan neemt de vervanger het over. Is die er ook niet, dan de eerste volwassene die het roept. Volg die persoon tot er iemand anders komt.
7. Bij overdracht vertelt de oude leider wat er speelt, en iedereen hoort wie het nu is. FEMA schrijft dat ook voor: een korte overdracht en alle betrokkenen op de hoogte.
8. De leider zegt hardop wanneer het voorbij is: "Gevaar voorbij, de leiding is klaar."

De grenzen van de acute leiding

Deze macht is klein en kort.

• Hij geldt alleen tijdens het gevaar.
• Hij geeft geen recht op iemands spullen, lichaam of voorraad buiten wat nodig is om nu levens te redden.
• De leider mag niemand slaan, opsluiten of straffen.
• Niemand wordt gedwongen tot iets waarbij hij zijn eigen leven riskeert (zie Vetorecht bij veiligheid hieronder).
• Na afloop, uiterlijk de volgende dag, vertelt de leider de groep wat hij deed en waarom wordt getoetst. Dat komt in het schrift. De groep mag er vragen over stellen. Wie het goed bedoeld heeft en het mis zag, wordt niet gestraft, maar er wordt wel van geleerd.

Laat niemand langer dan een dienst leider zijn zonder pauze (15.02 Taken verdelen). Wie te lang op is, neemt slechte besluiten.

Wie beslist wat

Hang deze kaart naast het rooster. Vul zelf de namen in.

Het overleg

Houd elke ochtend een kort overleg van ongeveer tien minuten: wat weten we, wat weten we niet, wat doen we vandaag (VK.K03 Moreel hoog houden in een groep). Grote zaken zet je op de lijst voor het weekoverleg.

1. Wissel elke week wie het gesprek leidt. Die persoon bewaakt de tijd en geeft het woord.
2. Hang de onderwerpen een dag vooraf op.
3. Eén onderwerp tegelijk. Seeds for Change, een Britse groep die trainingen over consensus geeft, zegt: laat mensen eerst zorgen en behoeften noemen, voordat iemand met oplossingen komt.
4. Doe een ronde: iedereen zegt één keer iets, zonder onderbreken. Begin bij wie meestal zwijgt wordt getoetst.
5. Beslis, lees het besluit hardop voor en schrijf het op.
6. Stop op tijd. Na een uur luistert niemand meer wordt getoetst.

Luister ook naar kinderen als het om hen gaat. Wie niet kan komen, geeft zijn mening vooraf mee. In een grote groep praat je eerst in groepjes per huis of straat, die ieder iemand sturen.

Drie manieren om te beslissen

De bezwaarronde stap voor stap

Bij consent vraag je niet of iedereen het ermee eens is. Je vraagt of iemand een bezwaar heeft. Een bezwaar is een reden waarom het voorstel de groep schaadt, niet een voorkeur voor iets anders. Sociocracy For All beschrijft het zo:

1. Begrijpen. Iemand leest het voorstel voor. De groep stelt vragen, alleen om het te begrijpen.
2. Korte reactie. Iedereen zegt in een paar zinnen wat hij ervan vindt. Kleine verbeteringen mogen.
3. Bezwaarronde. Vraag iedereen om de beurt: "Heb je een bezwaar?" Noteer ieder bezwaar in één zin. Bespreek ze pas als iedereen aan de beurt is geweest.
4. Verbeteren. Pas het voorstel aan tot het bezwaar is opgelost, en begin weer bij stap 3.

Seeds for Change geeft mensen ruimte tussen ja en nee. Je kunt akkoord gaan met een voorbehoud, dat wordt genoteerd. Je kunt opzij staan: je doet niet mee maar houdt het niet tegen. Dat gaat niet als iedereen moet meedoen, zoals bij een veiligheidsregel. Of je blokkeert. Een blok stopt het voorstel en is alleen voor ernstige, onopgeloste zorgen.

Lukt het na twee rondes niet en moet er een besluit komen, ga dan stemmen wordt getoetst. Ook Seeds for Change zegt dat stemmen soms beter is. Spreek die terugval vooraf af. Maak besluiten waar het kan tijdelijk: "We proberen dit twee weken en bekijken het dan."

Stemmen

• Iedere volwassene heeft één stem, niet één per huis. Spreek vooraf af vanaf welke leeftijd iemand meestemt, bijvoorbeeld 16 wordt getoetst.
• Een gewoon besluit gaat bij meerderheid van de aanwezigen. Een zwaar besluit, zoals verhuizen of iemand wegsturen, vraagt twee derde of meer wordt getoetst. Spreek zo'n trap vooraf af.
• Stem geheim als het over personen gaat, of als mensen bang zijn. Bonen in een pot zijn genoeg.
• Staken de stemmen? Stel het uit en praat verder. Moet het nu, gooi een munt of trek lootjes, en leg dat vast.

Wat niet in stemming gaat

Een meerderheid kan ook wreed zijn. Zet in de groepsafspraak wat nooit gestemd wordt (15.01 Afspraken maken).

• Niemand stemt over het drinkwater, de eerste hulp of het eten van een kind.
• Niemand stemt over iemands lichaam, geloof of afkomst.
• Niemand wordt bij meerderheid geslagen, opgesloten of gedwongen tot seks of werk dat zijn leven riskeert.
• De wet blijft gelden, ook als niemand kijkt. Wat de groep heeft gestemd, beschermt je niet tegen de rechter als die later weer werkt wordt getoetst.

Verslag

Een besluit dat niet is opgeschreven, verandert in iedereens hoofd. Houd één besluitenschrift bij (14.08 Berichten vastleggen). Noteer per besluit de datum, de plaats, wie er waren, wat er besloten is en hoe er is gestemd.

Laat voorzitter en schrijver tekenen. Hang de besluiten van de week op het bord, en maak van belangrijke besluiten een kopie (15.09 Collectief geheugen).

Vetorecht bij veiligheid

Iedereen in de groep, ook een kind, mag werk stilleggen dat direct levensgevaarlijk is. Spreek er een woord voor af, bijvoorbeeld "stop". Dit recht is niet nieuw. Volgens artikel 29 van de Arbowet mag een werknemer het werk onderbreken bij ernstig gevaar dat zo acuut is dat de toezichthouder niet op tijd kan ingrijpen. Hij mag daarvoor niet worden benadeeld. Die wet gaat over werk. Wij nemen het idee over.

1. Iemand roept "stop". Iedereen in de buurt stopt meteen en zet de zaak veilig.
2. Die persoon zegt in één zin wat het gevaar is.
3. De dienstleider en iemand die er verstand van heeft, kijken ernaar. Ze luisteren eerst.
4. Is het gevaar weg of opgelost, dan gaat het werk door. Zo niet, dan blijft het stil tot de groep heeft beslist.
5. Wie het werk toch wil voortzetten, moet uitleggen waarom het veilig is, niet andersom. Ook de wet legt de bewijslast zo.
6. Niemand krijgt straf of spot omdat hij stop riep, ook niet als het loos alarm bleek.

Je mag ook altijd weigeren om iets te doen waarbij je je eigen leven riskeert, ook in een acuut moment. Zeg kort: "Dit doe ik niet, omdat...", en vraag wat je dan wel kunt doen.

Het veto is geen blok. Het stopt gevaar nu, niet een besluit waar je het niet mee eens bent. Stop roepen omdat je het werk niet leuk vindt, is misbruik (15.04 Conflicten bespreken). Bij een redding zegt een veto niet dat niemand mag helpen, alleen dat deze manier te gevaarlijk is wordt getoetst.

Zo weet je dat het werkt

• Iedereen kan zeggen wie vandaag dienstleider is, zonder op het bord te kijken.
• Bij een oefenalarm volgt de groep één stem, en is de groep binnen minuten geteld wordt getoetst.
• Elk besluit van de afgelopen maand staat in het schrift.
• Wie de vorige week tegenstemde, doet deze week toch mee, of weet hoe hij het opnieuw aan de orde stelt.
• Er is minstens één keer stop geroepen zonder gedoe. Is het stopwoord maanden niet gebruikt, dan durft misschien niemand het wordt getoetst.
• Stille mensen praten ook in het overleg.

Zo weet je dat het misgaat

• Twee mensen geven tegenstrijdige bevelen. Eén van hen stapt meteen terug, de ruzie volgt later. Maak de leiding duidelijker.
• De dienstleider blijft beslissen als het gevaar voorbij is. Herinner hem aan de grenzen. Lukt dat niet, breng het naar de groep.
• Dezelfde twee mensen bepalen elk overleg. Doe rondes en wissel de voorzitter.
• Het overleg duurt uren en er komt niets uit. Beperk de tijd en neem tijdelijke besluiten.
• Mensen zeggen ja in het overleg en doen het niet. Dan was het geen echt ja. Vraag naar de bezwaren, in de ronde of apart.
• Iemand blokkeert steeds. Vraag welk gevaar hij ziet. Geen gevaar, dan is het een conflict (15.04 Conflicten bespreken).
• Niemand wil meer dienstleider zijn. Bespreek waarom, en maak de diensten korter.

Als je iets mist

Achtergrond

Bij brand of letsel kost overleg levens. Daarom gebruiken hulpdiensten een vaste bevelslijn. In rustige tijden werkt een groep juist beter als de mensen die het besluit uitvoeren, ook meebeslissen wordt getoetst. Het gaat dus om twee soorten macht, met een duidelijke knop ertussen.

Consensus en consent komen uit de praktijk van bewegingen en organisaties wordt getoetst. Over wat het beste werkt in een groep zonder overheid vond de redactie geen onderzoek.

Bewijs: één bevelslijn, vaste overdracht en 1 op 5 B (FEMA, praktijk van hulpdiensten, geen gecontroleerd onderzoek). Stoprecht C als idee, A als wetsartikel (de wet geldt voor werknemers, niet voor buurtgroepen). Consent, consensus en de antwoorden C (praktijkbeschrijvingen). Verslag met datum, aanwezigen en stemmen C (eigen advies). Grenzen aan de leiding en wat niet in stemming gaat C (eigen advies). De tijden, de drempels en de stemleeftijd D (eigen schatting).

Volgende niveau

Oefen elke maand één alarm met wisselende dienstleiders. Laat ook de stilste mensen eens leiden. Bespreek na afloop wat misging, zonder iemand de schuld te geven. Bouw op niveau II een raad met vaste werkgroepen voor water, voorraad en zorg, en wissel de leden. Datumafspraken met buren regel je ook zo (14.14 Tijd en kalender bijhouden). Geschillen staan in 15.04 Conflicten bespreken, regels en straffen in 15.13 Regels, straf en herstel, en hoe je het samenleven onderhoudt in 15.10 Gemeenschap onderhouden.

Controlelijst

• Ik weet wie vandaag dienstleider is en wie de vervanger is.
• Bij gevaar volg ik één stem en zeg ik hardop wat ik doe.
• Ik weet dat de acute leiding stopt als het gevaar voorbij is.
• Ik ken het stopwoord en durf het te gebruiken.
• Ik kan een bezwaarronde leiden.
• Ik weet wat bij ons nooit in stemming gaat.
• Elk besluit staat in het schrift, met datum en naam.
• Ik weet wanneer we een besluit opnieuw bekijken.

Verantwoording

• FEMA: ICS Review Document: leiding vanaf het begin vastleggen, overdracht met briefing en melding aan iedereen, unity of command (ieder rapporteert aan één persoon), span of control 1 op 5 als richtlijn, unified command. Gelezen als PDF-tekst.
• Seeds for Change: A Short Guide to Consensus: stappen van consensus, eerst behoeften dan oplossingen, reservering, opzijstaan, blok alleen bij ernstige onopgeloste zorgen, grote groepen en spokescouncil, soms beter stemmen.
• Sociocracy For All: Consent decision making: verschil tussen consent en consensus, ronde van begrijpen, korte reactie, bezwaarronde. Over tijdelijke besluiten zegt de pagina niets.
• Arbeidsomstandighedenwet: artikel 29, werkonderbreking bij ernstig gevaar, geen nadeel, bewijslast bij wie stelt dat de werknemer het gevaar niet mocht aannemen. Niet met een primaire bron onderbouwd en daarom gemarkeerd: het terugzeggen van opdrachten, de termijn voor verantwoording, duur van het overleg, volgorde van spreken, stemleeftijd, drempels voor zware besluiten, de terugval na twee rondes, juridische gevolgen achteraf, het effect van meepraten, de herkomst van consent en het gebruik van het stopwoord. Ik vond geen onderzoek naar besluitvorming in buurtgroepen tijdens een langdurige uitval. Een pocketgids van de Amerikaanse bosbrandbestrijding over het weigeren van risico (NWCG) gaf een fout en is niet gelezen. Getoetst door: nog niet.